中小企業や個人事業主などの小規模事業では、売上に直結する業務を優先するうちに、事務作業や管理業務が経営者や一部の担当者へ集中してしまうことがあります。

「請求や契約などの事務作業に時間を取られている」「管理業務を任せられる人がいない」「社員を1人採用するほどの業務量ではない」といった場合に選択肢となるのが、バックオフィス業務の外注です。

バックオフィスの外注先には、オンライン秘書サービスや事務代行会社のほか、クラウドソーシングなどで個人事業主・フリーランスへ直接依頼する方法もあります。

ただし、バックオフィスを丸ごと任せたい場合、単純に「事務作業ができる人」を探すだけでは十分とは限りません。

バックオフィスや管理業務は、日々の細かな判断や例外対応が積み重なり、業務そのものが担当者へ属人化しやすい領域だからです。

外注担当者しか業務内容を把握していない状態になれば、外注先を変更したり、将来的に社員へ引き継いで内製化したりするときに、再び業務を一から整理しなければならない可能性があります。

この記事では、中小企業・個人事業主がバックオフィスを外注するときの主な選択肢から、オンライン秘書と個人事業主それぞれのメリット・デメリット、事業に合った外注先の選び方、そして外注しながら属人化を防ぐための考え方まで解説します。

中小企業が外注できるバックオフィス業務とは？

バックオフィスとは、営業や販売など直接売上を生み出す業務を支える、社内の管理・事務業務を指します。

企業によって業務範囲は異なりますが、例えば次のような仕事があります。

• データ入力・データ整理
• 書類作成
• 請求書・見積書等の作成
• 契約書類の管理
• 顧客情報・取引先情報の管理
• 各種アカウントの管理
• 資料作成
• メール対応
• スケジュール・タスク管理
• 制作物などの進行管理
• マニュアル作成
• 社内情報の整理
• 外注先との連絡・調整

これらをすべて社員が担当する必要はなく、自社に必要な部分だけを外部へ委託することもできます。

特に小規模な会社では、「経理担当」「総務担当」「業務管理担当」などをそれぞれ採用するほどの業務量がない場合もあります。

そのような場合には、必要な業務を必要な範囲だけ外部へ任せることで、経営者や社員が本来取り組むべき業務へ時間を使いやすくなります。

中小企業のバックオフィスはどこに外注できる？

代表的な選択肢として、オンライン秘書サービスなどの事業者へ依頼する方法と、個人事業主・フリーランスへ直接依頼する方法があります。

どちらが優れているというものではなく、任せたい業務の内容や量、求める体制によって適した依頼先が変わります。

オンライン秘書サービスへ依頼する

オンライン秘書は、オンライン上でさまざまな事務・バックオフィス業務を代行するサービスです。

複数のスタッフを抱えるサービスもあり、一般的な事務作業から経理・採用・WEB関連業務など、事業者によってさまざまな業務に対応しています。

オンライン秘書のメリット

大きなメリットは、サービスとして一定の運営体制が用意されていることです。

担当スタッフが対応できなくなった場合でも、別のスタッフへ引き継げるサービスであれば、個人一人へ依頼する場合より人的リスクを分散できます。

また、事務、経理、採用、WEBなど複数分野のスタッフが所属しているサービスなら、業務内容によって担当者を分けられる場合もあります。

依頼する業務が比較的定型化されており、ある程度の業務量を継続して任せたい会社には利用しやすいでしょう。

オンライン秘書のデメリット

一方で、サービスごとに対応可能な業務や契約条件が決まっているため、特殊な社内業務や細かな例外対応には対応できない場合があります。

また、担当者が固定されないサービスでは、毎回同じ人に事情を理解してもらえるとは限りません。

「決められた事務作業をお願いしたい」のか、「自社の業務そのものを理解して運用してほしい」のかによって、適性が変わります。

個人事業主・フリーランスへバックオフィスを依頼する

クラウドソーシングなどを利用して、バックオフィス業務を行っている個人事業主・フリーランスへ直接依頼する方法もあります。

特に小規模事業では、経営者と外注担当者が直接やり取りしながら業務を作っていく方法が適している場合があります。

個人事業主へ依頼するメリット

個人へ直接依頼する場合、依頼者と実務担当者の間に別の担当者を挟まないため、コミュニケーションを取りやすいことがあります。

例えば、

「現在はこの方法で管理しているが、もっと簡単にしたい」

「この業務はまだ手順自体が決まっていない」

「まずは一緒に運用して、やり方を固めたい」

といった、業務そのものがまだ完成していない段階から相談できる人を探せることもメリットです。

また、対応範囲の広い個人事業主であれば、単純な事務作業だけでなく、業務整理、資料作成、WEB更新、進行管理など、複数の実務を横断して依頼できる場合があります。

個人事業主へ依頼するデメリット

個人事業主の場合、スキルや経験、対応範囲に大きな差があります。

「事務代行」と記載されていても、定型的な入力作業を得意とする人もいれば、業務設計や進行管理まで対応できる人もいます。

また、一人へ業務が集中すると、その人が休業・廃業した際に業務が止まる可能性があります。

これはバックオフィスを外注する際に特に注意したいポイントです。

社内の属人化を解消するために外注した結果、「外注先への属人化」が発生してしまうことがあるためです。

オンライン秘書と個人事業主はどちらがおすすめ？

依頼先を選ぶときは、会社の規模だけではなく、「何を任せたいのか」で判断します。

状況	向いている依頼先
定型的な事務作業をまとめて任せたい	オンライン秘書
複数スタッフによる対応体制を重視したい	オンライン秘書
一定量の業務を継続して依頼したい	オンライン秘書・個人事業主
経営者と直接やり取りしてほしい	個人事業主
業務のやり方自体がまだ決まっていない	業務整理に対応できる個人事業主・専門事業者
バックオフィスを一から構築したい	業務構築に対応できる事業者
事務以外の実務も横断して任せたい	対応範囲の広い個人事業主・専門事業者
将来的に社員へ引き継ぎたい	マニュアル化・業務標準化まで対応できる事業者

特に重要なのが、「作業を外注したい」のか「バックオフィスの仕組みごと任せたい」のかという違いです。

すでに作業内容・手順が決まっているなら、その手順通りに実行できる外注先を探せばよいでしょう。

一方、

「そもそも業務が整理されていない」

「経営者しかやり方を知らない」

「その都度指示しないと仕事が進まない」

「管理方法から考えてほしい」

という状態なら、単純な事務代行ではなく、業務の棚卸しや運用設計から対応できる外注先を選ぶ必要があります。

バックオフィス業務はなぜ属人化しやすい？

バックオフィスを外注するときに考えておきたいのが、属人化です。

属人化とは、特定の担当者しか業務の内容や進め方を把握しておらず、その人がいなければ業務を進められない状態を指します。

バックオフィスでは、特に属人化が起こりやすい傾向があります。

1. 細かなルールが多い

例えば請求関連の業務でも、

「A社は毎月20日まで」

「B社だけ指定フォーマットを使用」

「C社は担当者へ事前確認」

など、取引先や案件ごとに細かなルールが存在することがあります。

こうした情報がマニュアルではなく担当者の記憶だけに蓄積されると、その人にしか処理できなくなります。

2. 例外対応が積み重なる

実際の業務では、マニュアル通りに処理できないケースも発生します。

担当者がその都度判断しているうちに、

「基本的な手順はあるが、実際の運用方法は担当者しか知らない」

という状態になりがちです。

3. 経営者から口頭やチャットで直接指示される

小規模事業では、正式な業務フローを作らず、

「これお願い」

「次からこれもやっておいて」

といった形で業務が追加されることがあります。

担当者は理解していても、その情報が会社の仕組みとして残りません。

4. 業務を回すことが優先され、整理する時間がない

日々の業務が問題なく進んでいる間は、マニュアル作成や情報整理の優先順位が下がりやすくなります。

結果として、数年後には大量の業務が特定の担当者へ集中していることがあります。

外注しても「外注先に属人化させない」ことが重要

バックオフィスを外注すると、社内の業務負担は軽減できます。

しかし、経営者 → 外注担当者へ仕事を移しただけでは、属人化そのものを解消したことにはなりません。

例えば外注担当者だけが、

• 各業務の手順
• アカウント情報の所在
• 使用するファイル
• 取引先ごとのルール
• 作業スケジュール
• 判断基準
• 過去の対応方法

を把握している状態になれば、その人との契約を終了したときに業務が止まります。

そのため、バックオフィスを外注するときには、「現在の業務を代行できるか」だけでなく、「別の人でも業務を引き継げる状態を作れるか」まで確認することをおすすめします。

将来的な内製化まで考えてバックオフィスを外注する

会社の状況は変化します。

現在は社員を採用するほどではなくても、事業が成長すればバックオフィス担当者を採用する可能性があります。

そのとき、

「外注担当者しか業務内容を知らない」

という状態では、内製化に時間がかかります。

理想的なのは、

業務を整理する
↓
手順を決める
↓
外注スタッフが運用する
↓
運用しながら改善する
↓
マニュアル・情報を更新する
↓
必要になったら社員へ引き継ぐ

という状態です。

つまり、外注を永久に外部へ依存する仕組みとして考える必要はありません。

事業規模が小さい間は外注を活用し、会社の状況が変わったら社内へ戻す。

その選択ができるように、最初から業務を整理しておくことが重要です。

属人化を防げるバックオフィス外注先の選び方

外注先を比較するときは、料金や対応可能な作業だけではなく、次の点も確認してみましょう。

業務内容を整理してから運用できるか

現在の業務をそのまま引き受けるだけではなく、業務内容や手順を整理できるか確認します。

マニュアルを作成・更新できるか

最初にマニュアルを作るだけではなく、実際の運用で変更があった際に更新できることも重要です。

情報を会社側でも確認できるか

業務情報が外注担当者のPCや個人アカウントだけに保存される状態は避けます。

会社側でも確認・管理できる場所へ情報を蓄積できる体制が理想です。

担当者が変わっても引き継げるか

「この人だからできる」ではなく、一定の知識がある人ならマニュアルを確認して業務を進められる状態を目指します。

将来的な内製化に対応できるか

社員を採用したときに、業務資料やマニュアルをそのまま引き継げるかも確認しておくとよいでしょう。

バックオフィス外注は「代行」だけでなく「仕組み」を残せるかで考える

中小企業や個人事業主がバックオフィスを外注する場合、オンライン秘書、事務代行会社、個人事業主・フリーランスなど複数の選択肢があります。

定型業務を大量に任せたいのであれば、複数スタッフを抱えるオンライン秘書が適している場合があります。

一方、経営者と直接コミュニケーションを取りながら、まだ整理されていない業務を一緒に構築したい場合には、業務設計まで対応できる個人事業主や専門事業者が適していることがあります。

どの方法を選ぶ場合でも重要なのは、

「今の仕事をやってもらえるか」だけで判断しないことです。

外注先へ業務を移した結果、その外注先しか仕事の進め方を知らない状態になれば、新たな属人化が発生します。

事業の成長や人員の変化に合わせて、

外注を続ける・別の担当者へ変更する・社員へ引き継ぐ

といった選択ができるよう、業務の手順や情報を会社側に残しておくことが重要です。

L.A.C Worksでは業務構築から運用・引き継ぎまで対応しています

L.A.C Worksでは、中小企業・小規模事業者のバックオフィス業務について、単純な事務作業の代行だけでなく、業務の整理・構築から実際の運用まで対応しています。

現在の業務内容をヒアリング・整理したうえで、必要な業務フローを構築し、L.A.C Worksの事務チームで実際の業務を運用することが可能です。

また、特定の担当者に業務が集中しないよう、実際の運用を通じて確認した手順や注意事項をマニュアルへ落とし込みます。

そのため、

業務構築
L.A.C Worksで運用
運用しながら手順を整理・改善
マニュアル化
社員の方へ引き継ぎ

といった支援も可能です。

「現在はバックオフィス担当者を採用するほどではないので外注したいが、将来的には内製化したい」という場合にも対応できます。

もちろん、すべてをまとめて依頼する必要はありません。

すでに業務フローが決まっている場合の事務作業のみのご依頼や、業務整理・マニュアル作成など必要な部分だけのご相談も可能です。

バックオフィス業務や事務作業に時間を取られている、業務が特定の担当者へ集中している、何から整理すればよいかわからないといった場合は、L.A.C Worksへ一度ご相談ください。